1. NOTRE ORGANISATION
GDI Services aux immeubles inc. et ses filiales (ci-après dénommées « GDIGC ») sont un fournisseur leader de services intégrés pour les installations commerciales, offrant à ses clients une gamme complète de services, notamment le nettoyage commercial, l’entretien des bâtiments, l’installation, la maintenance et la réparation des systèmes de chauffage, ventilation et climatisation, mécaniques, électriques et d’automatisation des bâtiments, ainsi que d’autres services complémentaires tels que la distribution d’équipements de nettoyage, la fabrication de produits et l’optimisation de la performance énergétique.
2. INTRODUCTION
La présente politique définit la manière dont GDIGC collecte, stocke, utilise et protège toutes les informations personnelles, y compris les informations personnelles relatives à ses employés, à ses collaborateurs indépendants et aux candidats à un emploi. Cette politique s’applique en complément de toutes les lois applicables en matière de protection des données personnelles. Les informations contenues dans cette politique sont correctes à la date de publication.
3. QU'EST-CE QUI CONSTITUE UNE INFORMATION PERSONNELLE ?
Les « informations personnelles » désignent toute information directement ou indirectement liée à une personne physique et permettant d’identifier cette dernière.
4. LES TYPES DE DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS RECUEILLONS
En résumé : nous collectons principalement les informations personnelles nécessaires au traitement des candidatures et à l’emploi au sein de GDIGC.
GDIGC recueille des informations personnelles si nécessaire ou approprié, à des fins de gestion des ressources humaines, de tenue de registres et de conformité légale. Les informations personnelles recueillies dépendent de la nature de l’interaction entre l’individu et GDIGC. GDIGC recueille et utilise les informations personnelles uniquement dans la mesure où elles ont été divulguées et dans la mesure où les lois applicables le permettent. Par exemple, GDIGC peut recueillir des informations personnelles :
- Au cours du processus de candidature, par exemple à partir des candidatures, des services de recrutement, des services de vérification des antécédents et des références ;
- Pendant la durée de l’emploi, conserver les dossiers du personnel relatifs à la
- Par le biais de communications volontaires, d’outils d’accès et de suivi (tels que des applications mobiles), sous réserve d’obtenir le consentement spécifique de l’employé ;
- Envoyé par un participant pour le concours ;
- Grâce à la surveillance électronique, telle que la conservation et l’examen des systèmes de messagerie électronique d’entreprise, des communications électroniques et de l’activité réseau à l’aide des ressources du système GDIGC.
Les informations personnelles collectées par GDIGC peuvent inclure :
- le nom;
- l’adresse;
- le numéro de téléphone;
- l’adresse courriel;
- les numéros d’identification délivrés par le gouvernement (tels que le permis de conduire, le passeport, le numéro de sécurité sociale (SSN) ou le numéro d’assurance sociale (NAS));
- les identifiants en ligne (tels que le nom d’utilisateur et le mot de passe pour accéder à un compte en ligne);
- les informations bancaires pour le virement automatique du salaire
- les informations médicales ou de santé requises à des fins liées à l’emploi;
- le CV;
- les documents/formulaires fiscaux;
- la date de naissance, la langue d’usage et le niveau d’éducation;
- l’admissibilité à l’emploi, y compris le statut de résidence, de visa et de permis de travail;
- les dossiers personnels, tels que les casiers judiciaires; et
- les informations utilisées à des fins spécifiques, obtenues soit par consentement explicite, soit par « adhésion » à un programme volontaire.
5. COMMENT NOUS UTILISONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
| Objectif | Candidat | Employé |
| Pour analyser votre candidature, faciliter le processus de recrutement ou, avec votre consentement, contacter vos références ou vous informer des offres futures. | ✓ | |
| Pour communiquer avec vous | ✓ | ✓ |
| Pour gérer les avantages financiers liés à votre emploi | | ✓ |
| To comply with our policies | ✓ | ✓ |
| Pour protéger nos intérêts | ✓ | ✓ |
| Pour atteindre nos objectifs commerciaux | ✓ | ✓ |
GDIGC peut utiliser vos informations personnelles aux fins suivantes :
- Pour faciliter le processus d’embauche
Cela comprend la vérification des références que vous avez fournies, la vérification des antécédents et la réalisation de contrôles ou d’évaluations préalables à l’embauche (raisonnablement nécessaires pour mener à bien le processus de recrutement). - Pour communiquer avec vous
Cela comprend la facilitation de la communication avec vous. Pour les employés de GDIGC, faciliter la communication/le contact avec les membres de la famille en cas d’urgence médicale ou d’autres situations qui pourraient survenir et nécessiter un contact. - Gérer les avantages financiers liés à l’emploi
Cela comprend la compilation des heures travaillées, du taux de rémunération ou du salaire, dans le but de déterminer le salaire de base. Communiquer avec des tiers, tels que les services de paie, les fournisseurs de services d’avantages sociaux, les assureurs et divers ministères, comme l’exige la loi. Administrer (en interne) les régimes d’avantages sociaux. - Pour se conformer à nos politiques
Cela inclut le respect de toutes les politiques en vigueur au sein de GDIGC, qui peuvent exiger la communication d’informations personnelles au sein de l’organisation ou lorsque la loi l’exige. - Pour protéger nos intérêts
Cela inclut le traitement et la communication des informations personnelles afin de protéger GDIGC contre toute responsabilité légale. Cela s’applique également à toute situation où la loi exige la communication des informations personnelles à une agence gouvernementale. - Pour atteindre nos objectifs commerciaux
Cela comprend l’utilisation des informations personnelles pour améliorer les processus internes, le transfert d’informations ou l’autorisation d’accès à des filiales, agents ou sous-traitants, et la réalisation de nos objectifs commerciaux légitimes. -
6. PROTECTION DES INFORMATIONS PERSONNELLES
En résumé, GDIGC utilise des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles afin de protéger les informations personnelles dont nous avons la charge contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte, destruction ou accès par des personnes non autorisées.
GDIGC met tout en œuvre, dans la mesure du raisonnable sur le plan commercial, pour s’assurer que les informations personnelles en sa possession sont protégées contre la perte et l’accès non autorisé. L’accès aux informations personnelles est limité à certains employés et représentants de GDIGC. En outre, GDIGC utilise des techniques de sécurité de l’information généralement acceptées, telles que des pare-feu, des procédures de contrôle d’accès et le cryptage, afin de protéger les informations personnelles contre la perte et l’accès non autorisé.
Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission ou de stockage d’informations n’est parfaitement sécurisée ou exempte d’erreurs. Par conséquent, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des informations que vous nous avez fournies a été compromise), veuillez contacter immédiatement le responsable de la confidentialité des données en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous.
7. STOCKAGE ET DESTRUCTION DES INFORMATIONS PERSONNELLES
En résumé : nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire, afin de répondre à l’objectif pour lequel elles ont été collectées. Vos informations personnelles peuvent être stockées auprès d’un fournisseur de centre de données sécurisé ou d’un fournisseur de services cloud dans n’importe quel pays où nous avons une activité commerciale ou dans lequel nous engageons des fournisseurs de services tiers
GDIGC conservera les informations personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à l’exécution des obligations de GDIGC ou à la réalisation des objectifs pour lesquels les informations ont été collectées. Pour les informations personnelles collectées dans le cadre d’un emploi, GDIGC conservera lesdites informations pendant toute la durée de l’emploi et pendant toute période supplémentaire nécessaire pour satisfaire aux exigences légales et traiter les questions postérieures à l’emploi. Afin de déterminer la période de conservation appropriée, GDIGC tiendra compte des éléments suivants :
- La quantité, la nature et la sensibilité des renseignements personnels ;
- Le risque potentiel de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée des informations personnelles.
- la raison pour laquelle GDIGC détient les informations personnelles et si GDIGC peut atteindre ces objectifs par d’autres moyens ;
- Les exigences légales applicables.
Lorsque l’objectif spécifique pour lequel les informations personnelles ont été collectées ou stockées est atteint, GDIGC les détruira ou les anonymisera afin de les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve de toute période de conservation prévue par les lois applicables.
8. ACCÈS DE TIERS AUX INFORMATIONS PERSONNELLES
GDIGC autorisera des tiers à accéder aux Informations personnelles si nécessaire ou si approprié, aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité. GDIGC peut divulguer des Informations personnelles :
- Au sein du GDIGC ;
- à des prestataires de services tiers afin qu’ils fournissent des services pour son compte. Si et lorsque nous le faisons, nous ne fournissons à ces prestataires de services que les informations personnelles nécessaires à la fourniture des services requis.
- Les catégories de prestataires de services susceptibles de traiter vos informations personnelles comprennent, sans s’y limiter, les suivantes : externalisation de la paie, technologie, gestion de bases de données, sécurité des locaux, gestion et sécurité des systèmes, hébergement d’applications, administration des voyages, assureurs, courtiers d’assurance, prestataires d’avantages sociaux, administrateurs de sinistres, administrateurs de plans de retraite, sociétés de test, avocats et comptables.
GDIGC aura recours à des engagements contractuels, à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ou à d’autres moyens pour assurer un niveau de sécurité comparable et adéquat lorsque les renseignements personnels sont traités par un tiers. Les tiers ne sont pas autorisés à utiliser les renseignements personnels à leurs propres fins commerciales, à vendre des renseignements personnels ou à utiliser lesdits renseignements à des fins autres que celles de GDIGC, sauf autorisation contraire de la personne concernée ou de la loi.
L’accès aux Informations personnelles des employés de GDIGC sera généralement limité aux personnes ayant une responsabilité pertinente, telles que le personnel des Ressources humaines, le service de la paie, les superviseurs et les directeurs de département, et l’équipe juridique. Certaines Informations personnelles telles que le nom, l’adresse électronique ou le numéro de téléphone de l’employé seront mises à disposition au sein de l’organisation, par exemple sur l’annuaire de l’entreprise, l’intranet et les plateformes de télécommunications, afin de faciliter la communication et la coopération entre les employés.
GDIGC divulguera les informations personnelles si nécessaire ou approprié en vertu des lois applicables, notamment pour :
- répondre aux demandes des autorités gouvernementales et réglementaires ;
- se conformer aux ordonnances judiciaires ;
- répondre ou engager des procédures judiciaires ou d’autres procédures légales ;
- obtenir des recours juridiques ou défendre des droits légaux ;
- protéger les opérations de GDIGC ; et
- protéger les droits, la sécurité et les biens des employés, des clients et des tiers de GDIGC.
GDIGC peut divulguer des informations personnelles à un tiers dans le cadre d’une réorganisation, d’une fusion, d’une vente, d’une coentreprise, d’une cession ou de toute autre disposition de tout ou partie de nos activités, marques, filiales, sociétés affiliées ou autres actifs. Toutefois, si une telle transaction est menée à bien, les informations personnelles continueront d’être protégées en vertu des lois applicables en matière de confidentialité. Si une telle transaction n’est pas menée à bien, nous exigerons de l’autre partie qu’elle s’abstienne d’utiliser ou de divulguer vos informations personnelles de quelque manière que ce soit et qu’elle les détruise complètement.
9. RIGHTS TO PERSONAL INFORMATION
Sur demande écrite de la personne concernée et sur présentation d’une preuve d’identité de la personne à laquelle se rapportent les informations personnelles, les personnes concernées disposent des droits suivants :
Droit d’accès et de rectification. Conformément aux lois applicables en matière de confidentialité, vous pouvez demander à accéder à une copie des informations personnelles que GDIGC détient à votre sujet. Vous pouvez nous demander de corriger, mettre à jour ou limiter le traitement de vos informations personnelles. Dans certains cas, limiter le traitement de vos informations personnelles peut signifier que nous ne serons plus en mesure de traiter votre candidature ou de maintenir la relation de travail.
Si vous nous demandez de corriger vos Données personnelles, nous effectuerons les corrections nécessaires, à condition que votre demande soit raisonnable. Si nous estimons que votre demande n’est pas raisonnable, nous ajouterons une note à votre dossier indiquant qu’une correction a été demandée, mais qu’elle n’a toutefois pas pu être effectuée.
Vous pouvez également demander des informations sur la manière dont nous avons collecté vos informations personnelles, sur la manière dont elles ont été utilisées, ainsi que sur les noms des personnes et des organisations qui ont accès à vos informations au sein de GDIGC et sur la durée de conservation de ces informations.
Droit de retrait du consentement Vous pouvez retirer votre consentement à la divulgation ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis. Toutefois, avant d’accepter votre demande, nous pouvons exiger une preuve de votre identité. Dans certains cas, le retrait de votre consentement peut signifier que nous ne serons plus en mesure de
Demande Si une demande est refusée, le GDIGC fournira les arguments justifiant son refus, informera la personne concernée des recours disponibles par la suite, le cas échéant, et du délai pour les exercer. Toute demande concernant des informations personnelles doit être adressée par écrit au responsable de la confidentialité des données (coordonnées ci-dessous). Le responsable de la confidentialité des données répondra à toute demande dans les meilleurs délais, au plus tard trente (30) jours après la date de réception de la demande.
10. RESPONSABILITÉS DES EMPLOYÉS
La vigilance et le respect des politiques et pratiques de sécurité de GDIGC constituent une ligne de défense importante contre les attaques et les erreurs potentielles qui pourraient exposer les informations personnelles à un accès non autorisé. Il est essentiel que tous les employés et autres personnes ayant accès à des informations personnelles respectent les procédures de sécurité, utilisent des mots de passe forts, ne partagent pas les informations susmentionnées et signalent toute activité suspecte impliquant les systèmes ou les données de GDIGC au responsable de la confidentialité des données.
Tous les employés qui ont accès à des renseignements personnels sont tenus de les traiter avec le plus grand soin afin de protéger la vie privée de leurs collègues. Ce faisant, les employés contribuent à garantir que les renseignements personnels sont :
- Collectées, conservées et divulguées uniquement à des fins commerciales légitimes;
- Protégées tout au long du cycle de vie de l’information, depuis la collecte, la transmission, le stockage jusqu’à la suppression ou la destruction;
- Accessible uniquement en cas de nécessité absolue;
- Conservés et supprimés ou détruits de manière sécurisée conformément aux délais et procédures de conservation.
11. PLAINTES CONCERNANT LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Toute plainte relative aux informations personnelles doit être adressée au responsable de la confidentialité des données (coordonnées ci-dessous). Après réception d’une plainte, le responsable de la confidentialité des données rencontrera rapidement les parties prenantes afin de déterminer la marche à suivre appropriée. La ligne de conduite variera en fonction de la gravité de la plainte, en conformité avec toutes les lois applicables. Après évaluation complète de la plainte, le plaignant recevra une réponse écrite à la plainte, énumérant les mesures correctives prises, le cas échéant, et les arguments à l’appui.
12. CONTACTEZ GDIGC AU SUJET DE CETTE POLITIQUE ET POUR FAIRE UNE DEMANDE CONCERNANT VOS DROITS
Si vous avez des questions ou des suggestions concernant la présente politique de confidentialité ou si vous souhaitez faire une demande pour exercer vos droits relatifs à vos informations personnelles, veuillez contacter le responsable de la confidentialité des données :
Charles Duech, responsable de la confidentialité des donnée
Téléphone : 263-993-3642
Courriel : [email protected]..