Adjoint(e) administratif(ive) à la direction

Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne qui apportera un soutien administratif à notre équipe de ventes et aux membres de la direction du siège social de Montréal.

Vous serez responsable de différentes tâches administratives, dont notamment apporter un soutien à la préparation des dossiers d’appels d’offres, à la gestion et à la planification des rencontres, au soutien à la création du matériel des présentations de ventes et à la mise à jour des dossiers dans notre système de gestion de relations clients.

Responsabilités professionnelles :

• Offrir un soutien administratif à l’équipe des ventes, afin d’assurer le bon déroulement des tâches dans le but d’atteindre les objectifs de ventes régionaux.
• Assurer une veille sur les sites internet de clients existants et potentiels et les sites d’appels d’offres et les transmettre aux associés des ventes.
• Rechercher des clients potentiels qui lanceront des appels d’offres et qui doivent être surveillés.

• Publier une liste des appels d’offres sur notre système de ventes, mettre à jour et suivre toute activité.
• Assurer la gestion d’envoi des appels d’offres : révision et mise en page, impressions, envois par messager ou fax, suivi du dépôt des documents, etc
• S’assurer d’obtenir tous les documents nécessaires pour satisfaire aux exigences des appels d’offres, comme les certificats d’assurance et les cautions de soumission.
• Maintenir et mettre à jour les dossiers dans notre système de gestion de relations clients.
• Assurer le classement physique et électronique de tous les dossiers d’appels d’offre
• Assister les membres de l’équipe dans les diverses tâches administratives : organisation des rencontres, mise en page et révisions de documents, envois de correspondances, classement, réservations de salles de réunions, gestion des commandes de traiteurs, réservations de voyages, etc.
• Apporter un support aux membres de l’équipe dans la réalisation de projets.
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Vos aptitutes :

• Porter une très grande attention aux détails et à la précision;
• Posséder d’excellentes aptitudes pour les communications (écrites et verbales) et pour les relations interpersonnelles;
• Capacité de pensée critique;
• Aptitude élevée en résolution de problèmes;
• Faire preuve d’initiative et être capable d’anticiper;
• Posséder des compétences organisationnelles efficaces;
• Être autonome et avoir la capacité d’accomplir simultanément plusieurs tâches;
• Posséder de solides compétences en gestion du temps et la capacité de travailler efficacement sous pression, tout en gérant des échéances simultanées;
• Posséder une expérience en gestion de projets et penser de manière stratégique.

Vos qualifications

• Expérience de travail auprès d’une équipe de vente (un atout);
• Expérience en  soutien à la préparation de documents d’appels d’offres (un atout);
• Maîtriser les applications d’Office de Microsoft (Word, Excel, Outlook, etc.);
• Détenir un diplôme d’études postsecondaires.

Le défi vous intéresse ? Envoyez-nous votre candidature à laetitia.botbol@gdi.com